Open Access -kysely : Asenne avoimuutta kohtaan hyvä mutta tietoa tarvitaan

Jyväskylän yliopiston tutkijoita on vuoden 2011 alusta asti kehotettu rinnakkaistallentamaan tieteellisten artikkeliensa ns. final draft -versiot TUTKA-julkaisurekisterin kautta yliopiston avoimeen julkaisuarkisto JYXiin aina, kun se artikkelien alkuperäisen kustantajan mukaan on sallittua.  Tavoitteena on parantaa tutkimuksen näkyvyyttä, saatavuutta ja vaikuttavuutta.

Vuoden 2011 aikana avoimeen JYX-arkistoon tallennettiin kehotuksesta huolimatta vain noin 200 artikkelia. Tuli tarpeen selvittää, miten asiaan tutkijoiden keskuudessa yleensäkin suhtaudutaan. Kirjasto järjesti asiasta kyselyn.

Yhteenveto kyselyn tuloksista

Open Access -pyrkimyksiin suhtaudutaan tutkijoiden keskuudessa hyvin positiivisesti.  92,5 % vastaajista oli sitä mieltä, että tutkimuksen avoimuus on joko melko tärkeää tai hyvin tärkeää. Lähes yhtä moni (82 %) kannatti myös yliopistojen omia avoimia julkaisuarkistoja. 

OA-ajattelun toteutus omassa toiminnassa ei tosin yllä yhtä hyviin lukemiin. 

OA-lehdissä pyrkii kyllä julkaisemaan noin kolmannes vastaajista, mutta vain joka viides on rinnakkaistallentanut julkaisujaan yliopiston omaan avoimeen arkistoon. Noin neljännes vastaajista, 27 %, ei edes tuntenut JYX-arkistoa. Osa vastaajista kertoi JYXin sijaan käyttävänsä oman tieteenalan avointa arkistoa tai muuta avointa väylää. Tallentaminen tieteenalan omaan avoimeen arkistoon onkin riittävä toimenpide. Erillistä JYX-tallennusta ei tällöin välttämättä tarvita.

Suurimpia syitä siihen, miksi avointa tallentamista ei oltu toteutettu olivat: 1) Ei tiedetty, miten tulee toimia, 2) Epävarmuus lupiin liittyvissä asioissa, 3) Luulo siitä, että avoin tallentaminen olisi maksullista, 4) TUTKA-tallennusprosessin monimutkaisuus. Lisäksi yksinkertaisesti se, ettei sopivaa aineistoa vielä ollut. Tämä selittyy nuorten vastaajien suurella määrällä.

Koska ns. avoin rinnakkaistallentaminen perustuu final draft -tekijäversioiden käyttöön, kysyttiin tutkijoilta myös, onko heillä tapana säilyttää tämä versio. Ilahduttavat 92,6 % vastaajista kertoi säilyttävänsä tuon jo korjatun, mutta lopullista viimeistelyä vailla olevan version. 76,8 % vastaajista olisi myös suostuvainen tallentamaan final draft -version avoimeen arkistoon –  ehdolla, että julkaisulupa on heidän puolestaan tarkistettu. Eli Jyväskylän yliopistossa rinnakkaistallentamisluvan tarkistaa/hankkii kirjasto. Tutkijan itsensä ei odoteta sitä tekevän. 

Yleisimmät huolet – ja niiden oikaisut

Avoimissa kommenteissa esiin nousi neljä  huolta ylitse muiden:

1) Ei ole luvallista : Hyvin usein on

2) Lupien kysyminen on työlästä : Kirjasto huolehtii, tutkijan ei tarvitse

3) On maksullista : Ei maksa tutkijalle mitään

4) On aikaa vievää : Tiedoston lisääminen vie vain pari minuuttia

Johtopäätökset

Johtopäätöksenä kyselyn tuloksista voidaan sanoa, että kaikenlainen lisätiedotus OA-asioista on tarpeen. Myös tallennusprosesseja tulee selkiyttää. Etenkin lupa-asioista kannattaa korostaa, että tutkijan itsensä ei tarvitse lupia tarkistaa. Kirjasto huolehtii tarkistustoimenpiteistä. Rinnakkaistallentaminen ei myöskään ole maksullista. Riittää, että tutkija tallentaa artikkelin final draft -version TUTKAan. Siinä kaikki. 

Kyselyyn vastasi 211 henkilöä. 

Lue koko raportti.

Open Access Survey : the results

Kiitos kaikille kyselyyn osallistuneille!

---------------------------------------------------------

Open Access Survey : Summary

The University of Jyväskylä aims to be an institution advancing free scholarly information. To support this the Rector has recommended researchers, starting from the beginning of 2011, to save the final draft (aka post-print) files of their research articles in TUTKA at the same time when recording the relating data. 

By the end of the year 2011 was seen that only 200 articles had been posted. It became necessary to find out what researchers generally think about the Open Access issues.

Results

All in all, striving for Open Access is received very positively among the researchers. 92.5 % of the respondents considered that openness of research is either quite important or very important. Almost as many were also in favour of universities’ own open access archives. 

OA thinking is not, however, as strongly reflected in researchers’ own publishing activity. A third of the respondents did aim at publishing in OA journals. But only a fifth had parallel published their own publications in the university’s open repository JYX. About a quarter, 27 %, of the respondents did not know of the JYX archive at all. Nearly one third, 29 %, said they do archive their publications in an OA archive, but used an archive of their own field of science or some other means of open publishing. 

Reasons for not carry out OA

The main reasons for researches for not having carried out open access archiving were:

1) Did not know how to act, 2) Uncertainty about the permissions, 3) Belief that open access archiving is always subject to a charge, 4) Belief that archiving process is difficult and time consuming, 5) Did not have any articles yet. (This is understandable as many respondents were pretty young and in the beginning of their careers.)

Common concerns  - and clarifications

There was a text field reserved for feedback in the end of the questionnaire, and respondents did give delightfully many comments. Many of the participants stressed that open access is fine and gave thanks to the efforts to promote these issues. However,  there seems also to be several concerns and misunderstandings, which prevent researches from providing open access to their own articles. The most common were:

1) “It is not allowed to do so”

Open achiving is allowed more often  than researchers usually think. The SHERPA/RoMEO database, which includes publisher'policies, shows that 66 % of the publishers do allow post-print archiving. 

2) “It is too troublesome to find out the permissions.”

As a relief to the researchers: In the JU, the library takes care of the permission clarifications. Researchers need not to do that themselves. 

3) “It is too expensive – who pays?”

Parallel publishing is free of charge. There won’t be any extra expenses.

4) ”It is not wise or allowed to use final drafts.”

The final draft version is the most accepted version by the publishers. And as to the quality of the final drafts, there is no need to worry there either. The publisher may edit the text slightly still after receiving the final draft, but those corrections are not related to the research results any more. In terms of content final drafts are the article as published, and that is the main point. 

5) “It takes too much time.”

Researchers need just save the files of their research articles in TUTKA at the same time while recording the relating data. That is all. Uploading a file of your paper takes only couple of minutes.  

Conclusions

As a conclusion of the survey, it can be stated that all further information about OA matters is necessary. The archiving processes must also be clarified. Particularly, concerning permission policies, it is important to emphasize that the researcher him/herself does not have to check the permissions. It is the library’s duty.  Also needs to be emphasized that parallel publishing is free of charge. All a researcher has to do is to save the final draft of the article in TUTKA and that will take only a couple of minutes. That is all.

211 persons answered the questionnaire.

Read the whole report from the JYX archive.

Thanks for all participants!

Marja-Leena Harjuniemi

“Humanity will be blind within 100 years…”

“Awful....just awful......how sad.”

”Call me obsolete, but I'll miss the texture of the pages and the smell of the bound volumes....It is hard to think in my library without those beautiful books.”

“Humanity will be blind within 100 years if it keeps only looking at screens.”

Näin vahvasti kokivat Encyclopedia Britannican ystävät päätöksen lopettaa tietosanakirjajätin painetun version julkaiseminen.

Encyclopedia Britannica julkaisi maaliskuussa uutisen erään aikakauden päättymisestä. Jatkossa hakuteoksesta ei enää julkaista perinteistä painettua versiota, vaan kehitystyön painopiste siirretään digitaalisen version ylläpitoon ja kehittämiseen. Perusteet päätökselle ovat painavat. Elektronisen version isoja etuja painettuun nähden ovat jatkuva päivittyminen, joustavuus ja monipuolisuus. Siirtämällä resursseja jähmeästä painetusta versiosta e-version ylläpitoon taataan ajantasainen ja aiempaa dynaamisempi tietosanakirja.

Silti kustantaja oli syystäkin varautunut melkoiseen palautevyöryyn kun uutinen julkistettiin. Vakiintunut instituutio tuntee käyttäjänsä ja tietää miten tunteikkaasti sen yli 200 vuotta vanhaan tuotteeseen suhtaudutaan. Yrityksen johtoa ja toimituskuntaa oli valjastettu kirjoittamaan kustantajan blogiin omia ajatuksiaan digimaailmaan siirtymisestä. Näitä ihmiset saivat kommentoida ja kommentteihin myös vastattiin.

Järki ja tunteet kamppailivat, kun ihmiset pohtivat tätä mullistavaa päätöstä. Vaikka iso osa käyttäjistä suhtautui päätökseen positiivisesti, monissa palautteissa tuotiin esille, miten surulliselta tuntuu erään aikakauden loppuminen. Kirjoituksissa ruodittiin omakohtaisia kokemuksia sarjan käytöstä, nuoremmat toivat esiin myös vanhempiensa ja isovanhempiensa kokemuksia.

“We have the set of Britannica that my mother-in-law bought for my husband and his sister. I told the kids that they are a love letter from Grandma to Daddy. It says "I want you to grow-up, learn everything you can, succeed, and be happy." 

“This is very sad. Not only because I personally prefer printed books over digital ones, but because it's like the end of a huge tradition, and what this world needs is for more traditions to remain alive, not to die and disappear. :( I'm going to miss you...” 

“wow. its a hard reality to face. I remember my first set of Britannica Encyclopedias.” 

“I liked you well as a child. Thanks for those years.” 

“I'm only sixteen, but my grandfather owned a set from 1965. He said it was all he needed to get by in this world. I'm going to miss the printed version of Britannica.” 

Muistan itsekin, miten englannin tunneille koulussa esitelmiä tehdessä EB oli aina ensisijainen lähde. ”Use Britannica”, kuului aina ohjeistus. Toki aika oli erilainen koululaisellekin. Opettaja saattoi hyvillä mielin lähettää muksut koulun kirjastoon tietäen, että hyllyt ovat täynnä asiallista tietoa. Britannicaa opimme käyttämään nopeasti, koska siitä sai vaivattomasti paperille olennaisimmat asiat. Lähdekritiikkiä ei silloin juuri harrastettu, koska oli itsestään selvää, että löytyviin lähteisiin saattoi luottaa.

Encyclopedia Britannican kaltainen vahva instituutio herättää digitaalisenakin turvallisuuden tunnetta. Elämme aikaa jolloin netti vilisee kaikenlaista arveluttavaa, ja käyttäjän pitää koko ajan olla varpaillaan arvioidessaan löytämäänsä tietoa. Wikipediaan pitää suhtautua varauksella, puhumattakaan Googlesta ”hakuteoksena”. Nykyisen tietomäärän edessä tuskin kukaan kutsuisi Britannicaa määritelmällä the sum of human knowledge, kuten sitä mainostettiin vuonna 1913. Silti Britannican maine toimitettuna ja tarkastettuna, luotettavana lähteenä elää edelleen, myös elektronisessa muodossa.

Jyväskylän yliopiston kirjastostakin löytyy useampi painos Encyclopedia Britannicaa. Kuvassa  24-osainen painos vuodelta 1961.

Järjellä ajatellen Britannican kustantajan päätös oli siis täysin perusteltu ja vapautti resursseja erittäin laadukkaan digitaalisen hakuteoksen ja siihen liittyvän sivuston ylläpitoon. Toki positiivisiakin palautteita tuli, mutta silti palauteryöppy oli melkoinen. Mikä painetussa kirjasarjassa kiehtoo ja herättää tunteita? Saahan kirjan kansia varmasti Ikeastakin kirjahyllyä kaunistamaan, jos hyllyn täytettä haluaa.

Onko painetulla kirjalla vielä jotain muuta arvoa, jolta olemme digihuumassa onnistuneet sulkemaan silmämme? Jotain, jonka huomaamme vasta myöhemmin – ehkä vasta sitten kun on jo liian myöhäistä? Onko kirja enemmän kuin vain sisältönsä? Onko se sitä myös Sinulle?

Ulla Pesola

Lyhytlainat - tenttijän pelastus?

Tentti tulossa - mutta kaikki tenttikirjat menossa. Kurssikirjojen lainakappaleita ei löydy hyllystä ja varausjonossakin kykkii jo 59 ihmistä, argh! Mistä saan kirjan???

Kuulostaako tutulta tilanteelta? Apu voi löytyä lyhytlainoista, joita voi lainata vuorokaudeksi tai viikonlopuksi. Koska laina-aika on lyhyt, mahdollisimman moni ehtii saada kirjan käsiinsä. Monet ovatkin tervehtineet ilolla lyhytlainoja ja ne liikkuvat vilkkaasti erityisesti tenttien alla.

Mutta lyhytlainat herättävät myös närää. ”Saako tätä lainaa uusia”, kysytään usein virkailijalta. Lyhyt vastaus: ”Ei saa.” Vähän pidempi vastaus: ”Ei saa. Jos lyhytlainan saisi uusia, se ei olisi lyhytlaina. Yksi ihminen voisi pitää kirjaa viikkotolkulla eikä kukaan muu saisi sitä käyttöönsä.” Lyhytlainoja ei siis kannata yrittää uusia vaan palauttaa ajoissa automaatin kautta. Silloin välttyy myös kympin myöhästymismaksulta.

Ottaa tietysti päähän, jos lainasta pitää luopua, vaikka lukeminen olisi kesken. Mutta jos samaan tenttiin on menossa vaikka sata ihmistä, kirjojen on pakko kiertää. Samasta syystä lyhytlainoja ei voi varata. Kenellekään ei olisi kirjasta iloa, jos se nököttäisi monta päivää varattujen hyllyssä odottamassa noutajaa.

Lyhytlainan tunnistaa etukannen tarrasta ja kelta-sinisestä selkäteipistä.

Automaattiin palautetut lyhytlainat pyritetään käsittelemään mahdollisimman ripeästi ja viemään taas kurssikirjasaliin lainattaviksi. Yleensä tämä hoituu alle puolen tunnin. Hankalin tilanne on varhain aamulla klo 8 ja 9 välillä. Edellisenä iltana palautettuja lyhytlainoja ei aina ehditä käsitellä heti aamusta.

JYKDOKin mukaan kirja näyttää olevan hyllyssä saatavana, mutta voi vielä uinua palautusautomaatin uumenissa. Tässä mielessä olisi parempi, jos lyhytlainojen laina-aikaa voisi hieman pidentää niin, että palautus olisi vasta aamulla esim. klo 10. Harmi kyllä, kirjastojärjestelmä ei tähän taivu vaan palautukset pitäisi siinä tapauksessa käydä käsipelissä läpi, mikä ei näillä lainamäärillä onnistu.

Joskus myös kysellään, eikö kurssikirjoja voisi hankkia niin paljon, että kaikille opiskelijoille riittäisi niitä. Jälleen on pakko vastata, että ei valitettavasti voi. Jos tekisimme näin, sekä kirjaston rahat että tilat loppuisivat. Toivottavasti helpotusta tulee vuosien myötä e-kirjojen yleistyessä. Varsinkin kotimaisten e-kirjojen tarjonta on vielä harmillisen vähäistä. Laveampaa tarjontaa odotellessa yritetään pärjäillä perinteisellä paperisella käyttöliittymällä.

Annikki Järvinen