Keskitetyllä kirjaamisella on kolme tavoitetta: 1) Helpottaa tutkijoiden arkea, 2) Parantaa kirjausten laatua, 3) Aktivoida artikkeleiden avointa saatavuutta.
Tähän mennessä tapahtunutta
Reilun kuukauden (otos 8.5.) aikana käsittelyyn tuli runsaat 210 julkaisuilmoitusta, joista lomakkeen kautta 155 julkaisuilmoitusta, JYKDOKista siirtyneinä 54 kpl ja muuta kautta muutamia. Valmiiksi asti käsiteltiin 114.
Tapaukset olivat monin osin selviä. Usein aika vähäisinkin tiedoin ilmoitettu julkaisu löytyy ja puuttumaan jääneet tiedot on helppo täydentää.
Joskin yllättävän paljon selvitystyötä osa julkaisuista – myös monet ns. selvät – edellyttävät. Jos ei julkaisu itsessään ole vaikeasti löydettävissä, niin esim. tekijän affiliaatio, julkaisutyyppi tai muu OKM:n (ei aina niin oikeudenmukaisten) sääntöjen tulkitseminen tuottaa päänvaivaa. Vaikeimpina konferenssi- ja kokoomateokset, mikä ennalta arvattavissa olikin. Myös esim. vertaisarviointitieto teettää etsimistä, mikäli siitä ei selvästi ole julkaisun esittelyteksteissä mainintaa. Oman aikansa vie tieteenalan
määrittely/sisällönkuvailu, ellei tutkija ole niitä ilmoitukseen merkinnyt. Ja koska periaate uudistuksessa yleensäkin on, että tutkijoilta kysytään mahdollisimman vähän, on kirjaston rooli tietojen täydentäjänä suuri.
Suhteellisen harva julkaisu menee siis ns. ”heittämällä sisään”. Kirjastolla on kuitenkin hyvät työvälineet tietojen etsintään, joten hankkeen tavoitteina olleet tutkijan arjen helpottaminen ja kirjausten laadun paraneminen toivottavasti molemmat saavutetaan.
Saapuvia ilmoituksia tallentamassa on toistaiseksi ollut pääsääntöisesti vain yksi henkilö, mutta TUTKA-ihmisten joukko tulee aivan kohta laajenemaan. Eli jos pientä ruuhkaa kirjauksissa juuri nyt onkin, se kiritään toivottavasti piakkoin kiinni. Osa on varmasti ehtinyt odottaa myös alkuvuodesta kirjaamiensa julkaisujen hyväksymistä, mikä työ uudistuksen jaloissa sekin, mutta tulossa. Miehitys kasvaa ja työ saadaan kunnolla käyntiin.
Julkaisuista ilmoitetaan kirjastoon e-lomakkeella – jota sitäkään ei aina tarvitse kokonaan täyttää. Pääohje ja toive on, että tutkija lähettää julkaisunsa kirjastoon PDF-tiedostona ja täyttää lomakkeen vain niiltä osin, mitä liitteenä olevasta julkaisusta itsestään ei selviä. Julkaisusta selviäviä tietoja ei tarvitse lomakkeella toistaa, kirjasto näkee ne liitteestä.
Ilahduttavan moni onkin oivaltanut systeemin ja toiminut juuri näin.
Kuitenkin isompi osa ilmoittajista toimii vielä niin, että täyttää lomakkeessa kysytyt kohdat – eikä liitä mukaan julkaisua PDF-tiedostona. Valmista PDF-tiedostoa ei ehkä ole saatavissa, jolloin se pitäisi skannata tai ehkä PDF-versio ei tuo lisäarvoa tapauksissa, joissa artikkelissa itsessään on vähän tietoja, kuten esim. kokoomateosartikkeleissa usein on. Tärkeää tällöin onkin toimittaa myös emojulkaisua koskevat tiedot – joko lomakkeen kautta tai skannattuna.
Lomake on tarkoituksellisesti karsittu, ajatuksena se, että kirjasto täydentää puuttuvat tiedot. Muutama pakollinen kenttä lomakkeella kuitenkin on.
Julkaisutyyppi on määritelty pakolliseksi, vaikka se ei aina oikeaan osukaan. Joskus joutuu niitä muuttamaan. Niin ikään JY-tekijöitä ja toimittajia koskeva laitos- ja oppiaine -kenttä on pakollinen. Eli kenttä, jossa kysytään JY-tekijöiden/toimittajien julkaisunaikaiset laitos- ja oppiainetiedot. Etenkin oppiaine on detalji, jota ei julkaisuihin ole merkitty, joten se on lähes poikkeuksetta lomakkeella erikseen mainittava.
Tieteenala-kenttä ei ole pakollinen, mutta erittäin suotava tieto. Sillä vaikka sisällönkuvailu kirjastojen perinteistä työnsarkaa onkin, on varsin haastavaa ja etenkin aikaa vievää miettiä, onko esim. biologian alaan kuuluva julkaisu nyt solubiologiaa, mikrobiologiaa vai kenties evoluutiobiologiaa. Tutkija itse tämän tietää, joten tieteenalatiedosta on kirjastolle merkittävä ja kirjauksia nopeuttava apu.
Kaiken kaikkiaan voi ajatella, että jos tutkija antaa ne tiedot, jotka hän helposti tietää tai hänellä käsillä jo on ja kirjasto lisää ne tiedot, jotka kirjasto jouhevasti löytää, niin tulokseksi saadaan kokonaisuudessaan tehokas prosessi.
Kolmas hankkeen tavoitteista on avoimen rinnakkaistallentamisen lisääminen. Eli paitsi että tutkijoita pyydetään lähettämään julkaisun lopullisesta versiosta PDF, pyydetään mukaan liittämään myös toinen tiedosto, ns. final draft. Ja tämä nimenomaan avointa rinnakkaistallentamista ja JYX-julkaisuarkistoa varten.
Aivan kaikki eivät final draft -versioita laita, mutta ilahduttavan moni kuitenkin. Ja milloin draftia ei ilmoituksen mukana ole, on sitä useimmiten erikseen pyydetty. Kirjasto tarkastaa artikkelin rinnakkaistallennusluvan artikkelitietojen tallentamisen yhteydessä ja jos lupa on kunnossa, on draftia pyydetty samalla kun ilmoitetaan, että julkaisu on tallennettu TUTKAan. Draft-tiedostoja on saatu sitten sitä kautta ja jo nyt voi sanoa, että rinnakkaistallentaminen on aktivoitunut. Hankkeen kolmaskin tavoite näyttää siis toteutuvan.
Oletko julkaissut jotain tänä vuonna, mutta et vielä ilmoittanut?
Julkaisuja saatiin ensimmäisen kuukauden aikana ilahduttavan paljon. Mikäli saapumistahti pysyy vähintään samana, on se lupaava signaali siitä, että joulu-tammikuun ruuhkalta vältytään. Eli mikäli olet julkaissut jotakin alkuvuoden aikana, mutta et ole julkaisutietoa kirjastoon vielä ilmoittanut, niin laita tieto tulemaan.
Julkaisuiltapäivä to 15.5., klo 12.15 Agorassa
Ilmoittamiseen suunniteltu lomake näyttää siis pääosin toimivan. Ainakin teknisesti. Kuitenkin mitä varsinaiseen käyttäjäkokemukseen tulee, niin palautetta siitä on saatu vain vähän, ei juuri ollenkaan. Kirjasto järjestääkin to 15.5., klo 12.15 Agorassa Julkaisuiltapäivän, jonka aiheena on uudistunut julkaisujen kirjaaminen sekä muuta julkaisuihin liittyvää.
Mielenkiintoista olisikin kuulla, mitä toiveita – lisättävää tai poistettavaa – tutkijoilla uudistukseen on ja miten asia yleensäkin on otettu vastaan. Tervetuloa kysymään ja kommentoimaan. Ilmoittautumiset Korpissa.
Informaatikko
Kirjasto / TUTKA-kirjaukset
