Julkaisuiltapäivän antia

Kirjasto järjesti to 15.5. julkaisuihin keskittyvän iltapäivän aiheinaan uudistunut julkaisukirjauskäytäntö (TUTKA), julkaisujen strateginen merkitys, open access ja mittaristot. Ilmoittautuneita osallistujia oli 75. Paikalle Agoraan ei saapunut yhtä paljon, mutta toivottavasti tilaisuuden anti oli osallistuneiden mielestä sitäkin vaikuttavampi.

Uudistunut kirjaamiskäytäntö helpottamaan tutkijoiden arkea

Tilaisuuden aluksi allekirjoittanut Harjuniemi kertoi uudistuneesta julkaisutietojen kirjaamisesta. Aiemmin hajautetusti toiminut julkaisutietojen kirjaaminen keskitettiin 1.4. alkaen kirjastoon niin, että tutkijat itse eivät kirjaa julkaisujaan TUTKAan enää ollenkaan, vaan ilmoittavat niistä kirjastoon, joka sitten hoitaa tietojen etsimisen ja varsinaisen kirjaamisen.

Uudistuksen tavoitteena on se, että ilmoittaminen olisi tutkijalle mahdollisimman helppo. Ilmoittamiseen käytetyssä lomakkeessa ei paljon tutkijalta kysytä. Kirjaston roolina on täydentää tiedot ja hoitaa varsinainen kirjaaminen.

Jyväskylän tapa on Suomen mittakaavassa ainutlaatuinen. Useimmissa yliopistoissa kirjasto toki hoitaa tarkistamisen jo nyt, mutta pääosin kuitenkin tutkijoilta saatujen melko täydellisten tietojen pohjalta. Jyväskylän tutkijoiden sen sijaan ei tarvitse käyttää aikaansa ISSN-numeroiden tai Open Access - tietojen, yms. kustantajan nimimuotojen tarkistamiseen. Pääsääntöisesti riittää, että lähettää PDF-version omasta julkaisustaan ja lisää julkaisun teon aikaiset laitos- ja oppiainetiedot, joita niitä kirjasto ei välttämättä muualta saa.

Marja-Leena Harjuniemi: Keskitetty julkaisutietojen tallentaminen video ja pdf

Alkanut hyvin, liian aikaista hurrata

Vaikka uudistus on alkanut hyvin, on vielä on liian aikaista sanoa, millä arvosanalla hankkeessa kokonaisuudessaan tullaan onnistumaan. Puheenvuoroissa pohdittiinkin sitä, voiko kirjasto taata, että kaikki WoS ja Scopus -viitteet on ensi tammikuun loppuun mennessä haravoitu ja TUTKAan kirjattu.

Kirjasto toki pyrkii ennakoimaan julkaisuvirtoja ulkoisia tietokantoja seuraamalla, mutta tulee korostaa, että vastuu julkaisujen ilmoittamisesta säilyy aina tutkijalla itsellään. Kaiken kaikkiaan julkaisuja ilmestyy vuodessa noin 3000 ja kattava tallennus saavutetaan vain, jos jokainen hoitaa osuutensa eli ilmoittaa omat julkaisunsa kirjastoon. Tämän lisäksi kirjasto tekee tarkistavia haravointeja.

Vain tällä tavalla toimien voidaan parhaiten varmistaa, että kaikki julkaisut tulevat varmasti kirjatuiksi TUTKAan.

Artikkelista kymppitonni

Julkaisujen ilmoittamisella nimittäin todellakin on väliä. Se kävi selväksi suunnittelupäällikkö Sakari Liimataisen puheenvuorosta, jossa kerrottiin, että yliopisto ansaitsee 9 857k€ jokaisesta kansainvälisestä vertaisarvioidusta artikkelista ja muistakin julkaisuista 6 473 k€. Eikä raha jää vain yliopiston isoon kassaan, vaan hyödyttää suorassa suhteessa sisäisen rahoitusmallin mukaan myös laitoksia itseään.

Liimatainen esitteli myös yliopiston strategian painopistealueet ja tulevien vuosien tavoitteet. Viittausten lukumäärän kehitys, JUFOn 2. ja 3. tason lehtien määrä sekä kärkialojen julkaisujen osuus Pohjoismaisessa tuotetuista julkaisuista ovat kaikki olleet takavuosina nousujohteisia, joten mikä ettei yliopisto asettaisi näihin vieläkin kunnianhimoisempia tavoitteita.

Sakari Liimatainen: Julkaisujen strateginen merkitys video ja pdf

Raha  ja viittausmäärät vievät, mutta minne?

Rahoitusmalli ja viittausmäärät siis ohjaavat toimintaa, mutta onko ohjausvaikutus aina oikeansuuntainen? Kannattaako vain toimia tavalla, josta tietää tulevan rahaa vai huomioida tieteenalan julkaisuperinteet?

Historian ja etnologian laitoksen professori Jari Ojala toi strategisen puheenvuoron vastapainoksi esimerkin siitä, miten rahoitusmallin muutokset vaikuttavat julkaisemisen fokukseen. Esimerkiksi historian alalla artikkeleita on perinteisesti julkaistu paljon kokoomateoksissa. Koska rahoitusmalli kuitenkin suosii journaali-valtaista julkaisemista, on tilanne humanisteille huono. Epäreilua on muun muassa se, että kovin työllistävää kokoomateoksen toimittamista ei arvosteta tavalla, joka sille kuuluisi.

Ojala nosti esiin myös perinteisten viittauslaskureiden vinoumia. Perinteiset laskurit, Web of Science ja Scopus, suosivat luonnontieteitä. Ne myös jättävät kirjojen tieteen pois, mikä niin ikään epäoikeudenmukaistaa monografiavaltaisten alojen seurantaa. Viittausmääriin voidaan myös vaikuttaa ja on vaikutettukin. Ojala peräänkuuluttikin kriittisyyttä niin rahoitusmallia kuin viittausindeksejäkin kohtaan, ja ymmärrystä siitä, mitä vinoumia ne voivat aiheuttaa.

Jari Ojala: Tutka ja julkaisufoorumien murros : mitä tapahtui historialle? video ja pdf

Kohti kansallista Open Access -linjausta

Kun julkaisu on tehty ja kirjattu TUTKAan, työ ei suinkaan lopu. Julkaisulle tulee saada näkyvyyttä. Vain sillä tavalla sillä on mahdollisuus vaikuttaa ja tulla paremmin viitatuksi. Yksi mahdollisuus tähän on Open Access eli artikkelin (rinnakkais)julkaiseminen avoimesti.

Julkaisukoordinaattori Pekka Olsbo kertoi esityksessään, miten tutkimuksen avoimuus vaikuttaa julkaisujen saamiin viittauksiin ja sitä kautta yliopistojen sijoittumiseen kansallisissa ranking-listoissa.

Jyväskylän yliopiston tutkimuksen näkyvyyden ja ranking-sijoittumisen parantamiseen olisi hyvät mahdollisuudet. SherpaRomeo-tietokannasta tehdyn tarkistuksen perusteella JY:n vuoden 2013 A1-artikkeleista (kansainväliset referee-artikkelit) 70 % voisi heti ja helposti (kustantajaluvat OK) laittaa avoimesti saataville – jos tutkijat vain lähettäisivät niistä final drafteja tulemaan.

Uusien artikkelien osalta tosin voidaan jo nyt sanoa, että tulos tulee olemaan aiempia vuosia parempi. Keskitetyn tallentamisen yksi tavoite, rinnakkaistallentamisen aktivoiminen, nimittäin näyttää toteutuvan. Final drafteja on saatu ilahduttavan paljon. Toivottavasti sama tendenssi jatkuu läpi vuoden.

Pekka Olsbo: Tieteen avoimuus JY, Suomi, Ruotsi, Norja video ja pdf
Marja-Leena Harjuniemi: Näin helpolla näkyvyyttä saisi video ja pdf

Menetettyä rahaa?

Julkaisuista saatava rahamäärä on siis merkittävä. Mutta kelpaisiko reilusti yli miljoona euroa lisää? Sillä näin paljon Jyväskylän yliopistolta jää saamatta puuttuvien julkaisutietojen takia.

Informaatikko Matti Rajahonka oli verrannut Web of Science ja Scopus -tietokantojen JY-affiliaatiolla merkittyjä vuoden 2013 tutkimuksia TUTKA-kirjauksiin ja löytänyt TUTKAsta lukuisia puuttuvia julkaisuja. Osa näistä tosin kuittautuu alkuvuoden vielä hyväksymättöminä olevista julkaisuista, mutta osa todellakin puuttuu. Tämä kaikki on potentiaalista menetettyä rahaa.

Rajahonka oli tutkinut myös syitä siihen, onko jokin selittävä tekijä sille, miksi tai keiden tutkijoiden julkaisut systemaattisesti puuttuvat. Tähän löytyy ainakin kaksi selitystä. Ensinnäkin moni-afiiliaatioiset tutkijat, joille Jyväskylän yliopisto ei ole ensisijainen organsiaatio. Toisekseen työsuhteensa jo lopettaneet tutkijat, joilla ei ehkä ole enää motivaatiota ilmoittaa julkaisujaan Jyväskylän yliopiston rekisteriin.

Matti Rajahonka: Web of Science, Scopus ja TUTKA video ja pdf.

Miten tutkimus näkyy sosiaalisessa mediassa?

Perinteisten mittaristojen lisäksi huomiota on syytä kiinnittää yhä enemmän verkkonäkyvyyteen ja tässä erityisesti sosiaaliseen mediaan.

Informaatikko Matti Lassila esittelikin kuuntelijoille suhteellisen tuoretta analyysimenetelmää, jonka avulla tarkastellaan tutkimuksen näkyvyyttä sosiaalisessa mediassa: altmetriikkaa.

Bibliometriikalla on jo vuosikymmenien perinteet, mutta altmetriikka on viime aikoina nostanut päätään ja alkanut tarkastella julkaisujen näkyvyyttä monimuotoisessa (sosiaalisessa) verkossa. Näkyvyyden kannalta on tietysti keskeistä se, miten paljon artikkelia jaetaan ja miten paljon siitä keskustellaan. Kyse ei ole siis vain artikkelin latausten, klikkausten tai verkkosivulla käymisten määristä vaan julkaisun leviämisestä verkossa myös mm. linkitysten ja keskustelujen osalta.

Lassila korostikin, että altmetriikka on hyvin tuore tutkimusala ja siihen on suhtauduttava vielä varovasti. Pelkkä verkkonäkyvyys ei sinänsä kerro itse tutkimuksesta tai julkaisun laadusta vielä mitään. Raflaavilla otsikoilla ja mediaseksikkäillä tutkimusaiheilla voidaan saada näkyvyyttä ja julkisuutta helposti, mutta haastavampaa onkin saada näkyviin tutkimuksen laatu ja merkittävyys. Altmetriikka on silti julkaisujen näkyvyyden, open accessin ja tiedeviestinnän kannalta kiinnostava ja jatkuvasti kehittyvä menetelmä. Lopuksi Lassila esitteli kahta altmetriikkapalvelua, Altmetricsia ja Impactstorya.

Matti Lassila: Altmetriikka video ja lähdeaineisto.

Marja-Leena Harjuniemi
Arto Ikonen

JYKDOKin ohjeet osa 2: sisäänkirjautuminen, etäkäyttö ja varausten tekeminen

Aiemmin JYKe-blogissa käsiteltiin uudistuneen JYKDOKin hakuohjeita. Tällä kertaa ohjevideoista näet muun muassa sen, kuinka paikantaa aineistoa, uusia lainoja ja tehdä varauksia eri kokoelmistamme.

Jyväskylän yliopiston opiskelijoiden ja henkilökunnan kannattaa kirjautua JYKDOKiin samoilla käyttäjätunnuksilla, joilla he kirjautuvat yliopiston verkkoon. Näin he pääsevät uusimaan lainojaan ja tekemään varauksia. Samalla heille avautuu käyttöön kaikki kirjaston hankkimat e-aineistot. Sisäänkirjautuminen mahdollistaa samalla myös etäkäytön.


Kirjaston laajoista kokoelmista teoksia voi löytyä monesta eri paikasta. Kirjastokartasta löydät kirjan sijaintitiedot kätevimmin.

Kun lainattavaa kirjaa ei ole saatavilla, kannattaa tehdä kirjaan varaus.

Iso osa kirjaston painetusta aineistosta, kuten esimerkiksi koko vapaakappalekokoelma, sijaitsee varastossa. Täältäkin kirjan tai lehden voi varata tekemällä varastotilauksen.
Arto Ikonen

Kuukausi keskitettyä kirjaamista : kokemuksia TUTKAn tulosta kirjastoon

Jyväskylän yliopisto siirtyi reilu kuukausi sitten, 1.4. alkaen, julkaisutietojen keskitettyyn kirjaamiseen. Aiemmin laitoksilla hajautetusti tapahtunut kirjaamistyö siirrettiin kirjaston vastuulle niin, että tutkija ilmoittaa uudet julkaisunsa kirjastoon ja kirjasto hoitaa kaiken tallentamisen yliopiston TUTKA-tutkimusrekisteriin. Kantavana ajatuksena se, että prosessi kaiken kaikkiaan olisi tutkijalle mahdollisimman helppoa.

Keskitetyllä kirjaamisella on kolme tavoitetta: 1) Helpottaa tutkijoiden arkea, 2) Parantaa kirjausten laatua, 3) Aktivoida artikkeleiden avointa saatavuutta.

Tähän mennessä tapahtunutta

Reilun kuukauden (otos 8.5.) aikana käsittelyyn tuli runsaat 210 julkaisuilmoitusta, joista lomakkeen kautta 155 julkaisuilmoitusta, JYKDOKista siirtyneinä 54 kpl ja muuta kautta muutamia. Valmiiksi asti käsiteltiin 114.

Tapaukset olivat monin osin selviä. Usein aika vähäisinkin tiedoin ilmoitettu julkaisu löytyy ja puuttumaan jääneet tiedot on helppo täydentää.

Joskin yllättävän paljon selvitystyötä osa julkaisuista – myös monet ns. selvät – edellyttävät. Jos ei julkaisu itsessään ole vaikeasti löydettävissä, niin esim. tekijän affiliaatio, julkaisutyyppi tai muu OKM:n (ei aina niin oikeudenmukaisten) sääntöjen tulkitseminen tuottaa päänvaivaa. Vaikeimpina konferenssi- ja kokoomateokset, mikä ennalta arvattavissa olikin. Myös esim. vertaisarviointitieto teettää etsimistä, mikäli siitä ei selvästi ole julkaisun esittelyteksteissä mainintaa. Oman aikansa vie tieteenalan
määrittely/sisällönkuvailu, ellei tutkija ole niitä ilmoitukseen merkinnyt. Ja koska periaate uudistuksessa yleensäkin on, että tutkijoilta kysytään mahdollisimman vähän, on kirjaston rooli tietojen täydentäjänä suuri.

Suhteellisen harva julkaisu menee siis ns. ”heittämällä sisään”. Kirjastolla on kuitenkin hyvät työvälineet tietojen etsintään, joten hankkeen tavoitteina olleet tutkijan arjen helpottaminen ja kirjausten laadun paraneminen toivottavasti molemmat saavutetaan.

Saapuvia ilmoituksia tallentamassa on toistaiseksi ollut pääsääntöisesti vain yksi henkilö, mutta TUTKA-ihmisten joukko tulee aivan kohta laajenemaan. Eli jos pientä ruuhkaa kirjauksissa juuri nyt onkin, se kiritään toivottavasti piakkoin kiinni. Osa on varmasti ehtinyt odottaa myös alkuvuodesta kirjaamiensa julkaisujen hyväksymistä, mikä työ uudistuksen jaloissa sekin, mutta tulossa. Miehitys kasvaa ja työ saadaan kunnolla käyntiin.

Ilmoittaminen lomakkeella - jota sitäkään ei tarvitse aina käyttää

Julkaisuista ilmoitetaan kirjastoon e-lomakkeella – jota sitäkään ei aina tarvitse kokonaan täyttää. Pääohje ja toive on, että tutkija lähettää julkaisunsa kirjastoon PDF-tiedostona ja täyttää lomakkeen vain niiltä osin, mitä liitteenä olevasta julkaisusta itsestään ei selviä. Julkaisusta selviäviä tietoja ei tarvitse lomakkeella toistaa, kirjasto näkee ne liitteestä.

Ilahduttavan moni onkin oivaltanut systeemin ja toiminut juuri näin.

Kuitenkin isompi osa ilmoittajista toimii vielä niin, että täyttää lomakkeessa kysytyt kohdat – eikä liitä mukaan julkaisua PDF-tiedostona. Valmista PDF-tiedostoa ei ehkä ole saatavissa, jolloin se pitäisi skannata tai ehkä PDF-versio ei tuo lisäarvoa tapauksissa, joissa artikkelissa itsessään on vähän tietoja, kuten esim. kokoomateosartikkeleissa usein on. Tärkeää tällöin onkin toimittaa myös emojulkaisua koskevat tiedot – joko lomakkeen kautta tai skannattuna.

Tutkijalta kysytään vähän, ministeriö kysyy paljon = kirjasto täydentää puuttuvat tiedot

Lomake on tarkoituksellisesti karsittu, ajatuksena se, että kirjasto täydentää puuttuvat tiedot. Muutama pakollinen kenttä lomakkeella kuitenkin on.

Julkaisutyyppi on määritelty pakolliseksi, vaikka se ei aina oikeaan osukaan. Joskus joutuu niitä muuttamaan. Niin ikään JY-tekijöitä ja toimittajia koskeva laitos- ja oppiaine -kenttä on pakollinen. Eli kenttä, jossa kysytään JY-tekijöiden/toimittajien julkaisunaikaiset laitos- ja oppiainetiedot. Etenkin oppiaine on detalji, jota ei julkaisuihin ole merkitty, joten se on lähes poikkeuksetta lomakkeella erikseen mainittava.

Tieteenalan merkitseminen ei pakollista, mutta suotavaa

Tieteenala-kenttä ei ole pakollinen, mutta erittäin suotava tieto. Sillä vaikka sisällönkuvailu kirjastojen perinteistä työnsarkaa onkin, on varsin haastavaa ja etenkin aikaa vievää miettiä, onko esim. biologian alaan kuuluva julkaisu nyt solubiologiaa, mikrobiologiaa vai kenties evoluutiobiologiaa. Tutkija itse tämän tietää, joten tieteenalatiedosta on kirjastolle merkittävä ja kirjauksia nopeuttava apu.

Kaiken kaikkiaan voi ajatella, että jos tutkija antaa ne tiedot, jotka hän helposti tietää tai hänellä käsillä jo on ja kirjasto lisää ne tiedot, jotka kirjasto jouhevasti löytää, niin tulokseksi saadaan kokonaisuudessaan tehokas prosessi.

Rinnakkaistallentaminen lisääntynyt

Kolmas hankkeen tavoitteista on avoimen rinnakkaistallentamisen lisääminen. Eli paitsi että tutkijoita pyydetään lähettämään julkaisun lopullisesta versiosta PDF, pyydetään mukaan liittämään myös toinen tiedosto, ns. final draft. Ja tämä nimenomaan avointa rinnakkaistallentamista ja JYX-julkaisuarkistoa varten.

Aivan kaikki eivät final draft -versioita laita, mutta ilahduttavan moni kuitenkin. Ja milloin draftia ei ilmoituksen mukana ole, on sitä useimmiten erikseen pyydetty. Kirjasto tarkastaa artikkelin rinnakkaistallennusluvan artikkelitietojen tallentamisen yhteydessä ja jos lupa on kunnossa, on draftia pyydetty samalla kun ilmoitetaan, että julkaisu on tallennettu TUTKAan. Draft-tiedostoja on saatu sitten sitä kautta ja jo nyt voi sanoa, että rinnakkaistallentaminen on aktivoitunut. Hankkeen kolmaskin tavoite näyttää siis toteutuvan.

Oletko julkaissut jotain tänä vuonna, mutta et vielä ilmoittanut?

Julkaisuja saatiin ensimmäisen kuukauden aikana ilahduttavan paljon. Mikäli saapumistahti pysyy vähintään samana, on se lupaava signaali siitä, että joulu-tammikuun ruuhkalta vältytään. Eli mikäli olet julkaissut jotakin alkuvuoden aikana, mutta et ole julkaisutietoa kirjastoon vielä ilmoittanut, niin laita tieto tulemaan.

Julkaisuiltapäivä to 15.5., klo 12.15 Agorassa

Ilmoittamiseen suunniteltu lomake näyttää siis pääosin toimivan. Ainakin teknisesti. Kuitenkin mitä varsinaiseen käyttäjäkokemukseen tulee, niin palautetta siitä on saatu vain vähän, ei juuri ollenkaan. Kirjasto järjestääkin to 15.5., klo 12.15 Agorassa Julkaisuiltapäivän, jonka aiheena on uudistunut julkaisujen kirjaaminen sekä muuta julkaisuihin liittyvää.

Mielenkiintoista olisikin kuulla, mitä toiveita – lisättävää tai poistettavaa – tutkijoilla uudistukseen on ja miten asia yleensäkin on otettu vastaan. Tervetuloa kysymään ja kommentoimaan. Ilmoittautumiset Korpissa.

Marja-Leena Harjuniemi
Informaatikko
Kirjasto / TUTKA-kirjaukset