Tukoksia ja saatavuuden parantamista - kokemuksia opinnäytteiden digitoinnista

Tuttuja vahakantisia kirjoja.

Kultakirjaimin nimettyjä mustakantisten opinnäytteiden rivistöjä löytyy kaikkien yliopiston laitosten kaapeista ja varastoista. Taiteiden ja kulttuurin tutkimuksen laitos päätti syksyllä 2011 toteuttaa vanhojen opinnäytteiden skannaus- ja digitointiprojektin sisäilmaongelmista johtuvan muuttonsa yhteydessä.

Digitoinnilla haluttiin turvata gradujen käyttömahdollisuus myös väistömuuton aikana. Tavoitteena oli lisäksi säästää tilaa ja säilyttää vanhoista opinnäytteistä tulevaisuudessa vain uudet sähköiset versiot. Yliopiston arkistonmuodostussuunnitelma edellyttää kuitenkin vielä opinnäytteiden tallentamista paperisina versioina. Kirjaston JYX-tietokannassa kaikki dokumentit pysyvät tallessa vaikkei sillä arkistolaitoksen antamaa oikeutta pysyvään sähköiseen säilyttämiseen olekaan.

Pääkirjasto välitti Taikulle toimintaohjeet projektia varten: kaikista vanhoista opinnäytteistä luotiin Excel-taulukko, johon merkittiin jokaisen opinnäytteen tekijä, ilmestymisvuosi ja otsikon kaksi ensimmäistä sanaa, esim. alanko_1972_viitteita_kirjallisuuden, ja JYKDOKin marc-näytöstä kohdasta 001 löytyvä ID-numero. Samalla laitoksen luetteloimatta jääneet opinnäytteet saatiin JYKDOKiin, kun tiedot lähetettiin niistä vastaavalle kirjastosihteerille.

Skannausasetusten säätämistä.

Seuraava askel alkuvuodesta 2012 oli itse gradujen skannaus. Se ei ollut niin yksinkertaista, miltä ehkä kuulostaa.

Kansitetut gradut olisi yliopiston monitoimilaitteilla pitänyt skannata sivu kerrallaan. Tämä ei tullut kysymykseen noin puolentoistatuhannen opinnäytteen kohdalla. Niinpä sivut leikkautettiin Yliopistopainolla, ja Juomatehtaan kolmihenkinen arkistointitiimi aloitti skannausurakan monitoimilaitteiden syöttömekanismin avulla.

Yliopistopainon vinkin mukaan gradut skannattiin toiminnolla ”Vain kuva” pdf:n sijaan, sillä tekstintunnistuksen lisääminen hidasti laitteen nopeutta. It-palvelut massakonvertoi opinnäytteet hakukelpoisiksi projektin lopuksi.

Skannatessa syntyi monia ennalta aavistamattomia ongelmia: teksti oli paperissa alun perin vinossa, leikkausreuna oli vino tai laite ei vetänyt papereita sisään suorassa huolellisesta asettelusta huolimatta. Vanhimmat paperit olivat juuttuneet kiinni toisiinsa tai materiaaliltaan liian ohuita ja röpelöisiä, jolloin ne aiheuttivat jatkuvia tukoksia koneeseen.

Kaikista yhteen liimautuneista sivuista ei syntynyt tukosta, joten joitakin sivuja saattoi jäädä myös kokonaan skannaamatta. Taikun graduissa oli tyypillisesti erikokoisia ja -mallisia liitteitä, jotka täytyi skannata erikseen omilla säädöillään. A3-kokoa isompia liitteitä ei pystytty monitoimilaitteilla skannaamaan ollenkaan. Samoin diat ja kuvaliitteet jäivät digitoimatta tekijänoikeussyistä.

Väliaikaista arkistointia.

Skannausvaiheeseen kului arkistointitiimillä aikaa 5-6 viikkoa, ja lopputulos on nähtävissä syksystä 2012 lähtien kirjaston digiarkistossa huoneessa B228. Vanhoja opinnäytteitä ei voida julkaista suoraan netissä, koska tekijöiden kanssa ei ole solmittu julkaisusopimusta.

Taikun skannausprojektilla parannettiin ehdottomasti käytettävyyttä, mutta digitoitujen opinnäytteiden riittävä laadukkuus ja arkistointikelpoisuus ovat vielä kysymysmerkkejä.

Tiina Tammilehto, projektisihteeri, TAIKU

Lisätietoja opinnäytteiden julkaisemisesta:
Miia Hakanen